Hvorfor flere virksomheder vælger cloud-baseret telefoni i Microsoft Teams

Virksomheders kommunikationsbehov har ændret sig markant i takt med digitaliseringen og udbredelsen af hybridarbejde. Hvor telefoni tidligere var adskilt fra den øvrige it-infrastruktur, er der i dag et stigende ønske om at samle kommunikation og samarbejde ét sted. Det er i denne sammenhæng, at Microsoft Teams telefoni vinder frem som en attraktiv løsning for både små og store virksomheder.

Med Microsoft Teams som omdrejningspunkt kan virksomheder erstatte deres traditionelle telefonanlæg med en cloud-baseret, fleksibel og skalerbar platform, der integrerer telefoni direkte i Teams-grænsefladen. Det betyder, at brugerne kan ringe, modtage opkald, overføre samtaler og administrere telefoni – uden at forlade den applikation, de allerede bruger til chat, møder og fildeling.

Hvad er Microsoft Teams telefoni?

Microsoft Teams telefoni – også kaldet Teams Phone System – er en udvidelse af Teams-platformen, som gør det muligt at foretage og modtage opkald via det almindelige telefonnet (PSTN). Med den rette konfiguration og licens får Teams-brugere adgang til fuld telefoni-funktionalitet direkte fra Teams-appen på pc, mobil eller bordtelefon.

Teams telefoni kan leveres på flere måder:

• Calling Plans fra Microsoft, hvor virksomheden lejer numre og opkaldsminutter

• Direct Routing, hvor man kobler sin egen teleudbyder til Teams

• Operator Connect, hvor en godkendt teleoperatør integreres direkte i Teams-miljøet

Hver metode har sine fordele, afhængigt af virksomhedens behov og eksisterende setup.

Fordelene ved telefoni i Microsoft Teams

Overgangen til telefoni i Teams kan give markante fordele:

Én samlet kommunikationsplatform

Med Teams telefoni behøver medarbejdere ikke længere at skifte mellem forskellige programmer og enheder. Alt – fra chats og videomøder til almindelige telefonopkald – håndteres fra samme platform. Det forenkler arbejdsgange og reducerer it-kompleksiteten.

Skalerbarhed og fleksibilitet

Da løsningen er cloud-baseret, kan den nemt skaleres op eller ned. Nye medarbejdere kan få tildelt telefonnumre med få klik, og man slipper for investeringer i fysisk PBX-udstyr og vedligehold.

Mobilitet og hjemmearbejde

Teams-telefoni understøtter moderne arbejdsmønstre. Medarbejdere kan modtage opkald på mobilen, via pc’en eller fra en browser – uanset om de arbejder hjemme, på farten eller på kontoret.

Integration og automatisering

Telefoniløsningen kan integreres med CRM-systemer, helpdesk-platforme eller kontaktcentre. Samtidig åbner det mulighed for at automatisere køer, omstillinger, og åbningstider via intuitive kontrolpaneler og API’er.

Lavere driftsomkostninger

Mange oplever lavere samlede omkostninger, når de går fra et traditionelt PBX-setup til Teams telefoni. Der betales typisk pr. bruger, og behovet for teknisk support og hardware minimeres.

Udfordringer ved implementering

Selvom fordelene er mange, kræver implementering af Teams telefoni planlægning og kompetencer. Nogle af de udfordringer, virksomheder typisk møder, er:

• Kompleks licensstruktur (Teams Phone, E5, Calling Plan mv.)

• Krav til netværkskvalitet og båndbredde

• Valg mellem Direct Routing og Operator Connect

• Opsætning af numre, køer og voicemail

• Behov for overvågning og fejlfinding

Disse udfordringer gør det vigtigt at samarbejde med erfarne partnere eller at anvende løsninger, der forenkler administrationen – fx DDI management og dashboard-værktøjer.

Hvem bør overveje Microsoft Teams telefoni?

Microsoft Teams telefoni er relevant for en bred vifte af virksomheder – især dem, der allerede bruger Microsoft 365. Særligt relevant er det for:

• Virksomheder med mange hybride eller mobile medarbejdere

• Organisationer, der ønsker at forenkle deres IT-setup

• Kontaktcentre eller kundeserviceteams med fokus på effektiv køhåndtering

• Offentlige instanser, der ønsker standardiseret og sikker telefoni

• Internationale virksomheder, der har behov for telefoni på tværs af landegrænser

Eksempler på praktisk anvendelse

Mange organisationer bruger allerede Microsoft Teams telefoni med stor succes. Eksempler kan inkludere:

• Receptionen, hvor Teams kombineres med køfunktion og overblikspaneler

• Salgsteams, som integrerer telefoni med CRM for bedre kundeindsigt

• Skoler og institutioner, der håndterer opkald i vagtplaner og daglige rutiner

• It-support, hvor kald logges og viderestilles til de rette teknikere

Administrationsværktøjer og brugeroplevelse

For at få maksimal værdi ud af Teams telefoni er det vigtigt med de rette administrationsværktøjer. Microsoft Teams Admin Center giver grundlæggende funktioner, men mange vælger at supplere med:

• DDI Management-værktøjer, der automatiserer tildeling af numre

• Real-time dashboards for køovervågning og bemanding

• Rapporteringsmoduler med indsigt i svartider, afviste opkald m.m.

Det sikrer, at både IT og ledelse har overblik over, hvordan telefonien bruges, og hvor der er behov for justering.

Sikkerhed og compliance

Da telefoni i Teams integreres med virksomhedens Microsoft 365-miljø, kan man drage fordel af eksisterende sikkerhedstiltag, som:

• Multifaktorautentificering (MFA)

• Conditional Access

• Datakryptering og beskyttelse via Microsoft Purview

Det gør det lettere at sikre, at telefonidata håndteres i overensstemmelse med GDPR og andre lovkrav.

Fremtiden for telefoni er cloud-baseret

Tendensen er tydelig: Flere og flere virksomheder skifter til cloud-telefoni, og Microsoft Teams er en af de mest populære platforme. Det skyldes ikke kun funktionalitet, men også den tætte integration med det øvrige Microsoft 365-økosystem.

Ved at vælge telefoni i Teams får virksomheder en fremtidssikret løsning, der kan vokse og tilpasses – samtidig med at den forbedrer medarbejdernes hverdag og kundernes oplevelse.