De nye regler for digital bogføring i Danmark

Danmark har indført nye regler for digital bogføring, som træder i kraft i 2026. Disse regler er en del af regeringens bestræbelser på at modernisere og effektivisere skatte- og regnskabssystemerne. I denne artikel gennemgår vi de vigtigste ændringer og undersøger, hvad de betyder for virksomhederne, og hvem de omfatter.

Hvad betyder de nye regler for digital bogføring?

De nye regler kræver, at personligt ejede virksomheder, hvis nettoomsætning i både 2024 og 2025 overstiger 300.000 kr., skal bogføre digitalt. Virksomhederne skal anvende et bogføringssystem, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Dette system skal opfylde specifikke krav til funktionalitet, sikkerhed og datakommunikation.

Selskaber (ApS, A/S, mv.) skal bogføre digitalt i et af Erhvervsstyrelsen godkendt bogføringssystem. Dette gælder fra det regnskabsår, der starter 1. juli 2024 eller senere. For selskaber, der bruger et specialudviklet bogføringssystem, træder reglerne først i kraft for det regnskabsår, der starter 1. januar 2025 eller senere.

Hvilke krav stilles til det digitale bogføringssystem?

Ifølge bekendtgørelse nr. 205 af 2. marts 2024 skal det digitale bogføringssystem:

• Understøtte automatisk ind- og udgående elektronisk fakturering via Nemhandel og Peppol BIS-format.

• Kunne generere en SAF-T-fil i det format, der er defineret af Erhvervsstyrelsen.

• Sikre, at bogførte transaktioner ikke kan ændres, slettes eller tilbagedateres.

• Understøtte opbevaring af bilag med oplysninger som udstedelsesdato, leverancens art, beløb, afsender og modtager, momsbeløb og betalingsoplysninger.

• Muliggøre ugentlig sikkerhedskopiering af alle bogførte transaktioner og bilag.

Systemet skal også kunne dokumentere, hvem der har bogført en transaktion, og sikre, at ændringer i bogføringen kan spores.

Hvem er omfattet af de nye regler?

De nye regler gælder for:

• Personligt ejede virksomheder: Hvis nettoomsætningen i både 2024 og 2025 overstiger 300.000 kr.

• Selskaber (ApS, A/S, mv.): Uanset omsætning.

Virksomheder, der ikke opfylder disse kriterier, er ikke forpligtet til at anvende et digitalt bogføringssystem. Dog anbefales det generelt at anvende digital bogføring for at sikre effektivitet og overholdelse af skattereglerne.

Hvorfor er digital bogføring blevet et krav?

Indførelsen af kravene om digital bogføring har flere formål:

• Effektivisering: Automatisering af processer kan reducere administrative byrder for både virksomheder og myndigheder.

• Sikkerhed: Digitale systemer kan bedre sikre mod fejl og misbrug.

• Kontrol: Myndighederne får lettere adgang til data, hvilket kan forbedre skatteopkrævningen og reducere risikoen for skattesvig.

Hvad betyder det for virksomhederne?

Virksomheder skal sikre, at deres bogføringssystem lever op til de nye krav. Dette kan indebære investering i nyt software eller opgradering af eksisterende systemer. Det er vigtigt at vælge et system, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen og opfylder de nødvendige funktionalitets- og sikkerhedskrav.

Virksomhederne skal også sikre, at de har de nødvendige ressourcer og kompetencer til at implementere og vedligeholde det digitale bogføringssystem. Dette kan kræve uddannelse af medarbejdere eller ansættelse af ekstern ekspertise.

Hvordan kan virksomheder forberede sig på de nye regler?

For at sikre overholdelse af de nye regler bør virksomheder:

1. Undersøge eksisterende regnskabssoftware: Tjek, om dit nuværende system opfylder kravene, eller om der er behov for opgradering.

2. Vælge et godkendt bogføringssystem: Sørg for, at det valgte system er godkendt af Erhvervsstyrelsen og opfylder de nødvendige krav.

3. Uddanne medarbejdere: Sørg for, at de ansvarlige for bogføring og regnskab har den nødvendige viden og kompetence.

4. Implementere systemet i god tid: Giv dig selv tid til at tilpasse og teste systemet, inden de nye regler træder i kraft.

5. Søge rådgivning: Hvis du er i tvivl, kan det være en god idé at konsultere en revisor eller anden ekspert på området.

Kilder

• Bekendtgørelse nr. 205 af 2. marts 2024 om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer.

• Skattestyrelsen: Nye krav til digital salgsregistrering for visse brancher i 2024.

• Skattestyrelsen: Få hjælp til regnskab, bogføring og faktura.

• Erhvervsstyrelsen: Nye regler om digital bogføring for selskaber.